Tips-Tips Menjalankan Temubual Atas Talian

Liputan media yang positif dapat meningkatkan kesedaran dan keyakinan terhadap sesebuah organisasi atau jenama. Sememangnya, liputan media yang positif dapat membantu meningkatkan atau mengukuhkan lagi imej dan reputasi syarikat, terutama sekali di dalam pasaran yang semakin kompleks dan kompetitif.    

Susulan daripada penularan wabak COVID-19 dan pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP), banyak acara, kempen atau aktiviti yang dirancang bertujuan untuk melancarkan produk/inisiatif, pemasaran dan sebagainya telah pun dibatalkan atau ditunda. Selain daripada itu, seperti apa yang kita dapat lihat sejak Mac lalu, media turut memberi fokus kepada berita-berita mengenai COVID-19. 

Norma baharu ini telah menjadikan kita semua bergantung kepada kaedah-kaedah digital dalam apa sahaja yang kita lakukan termasuklah berhubung dengan media. Walaubagaimanapun, kita harus sentiasa memastikan bahawa kita menyalurkan maklumat yang tepat menerusi media. Dengan ini, kita terus dapat meningkatkan kepimpinan organisasi atau jenama kita dan memainkan peranan sebagai sumber maklumat kepada media. 

Salah satu cara yang menjadi pilihan buat masa ini adalah interview video, sama ada secara langsung (live) atau rakaman. Mengambil kira langkah-langkah pencegahan COVID-19 dan penjarakkan sosial, media kini menjalankan sesi temubual menerusi platform atas talian. Hanya dengan kamera web dan mikrofon pada alat peranti, temubual boleh dilakukan dengan mudah. Ini memberi peluang kepada organisasi/syarikat untuk menyampaikan maklumat berkualiti kepada media dan memanfaatkan wartawan yang mencari maklumat berkualiti untuk dilaporkan. 

Walaupun ianya lebih mudah untuk menjalankan temubual secara atas talian, akan tetapi ianya jauh lebih mencabar daripada apa yang kita sangkakan. Malahan, temubual secara bersemuka mungkin lebih senang untuk diuruskan dan dikendalikan kerana kita boleh memahami penemubual kita dengan lebih baik menerusi hubungan mata (eye contact) dan bahasa badan (body language).

Sebagai pengamal perhubungan awam (public relations), sebahagian daripada peranan kami adalah untuk memberi bimbingan kepada jurucakap sesebuah organisasi atau jenama bertemu ramah di depan kamera, sama ada untuk rakaman ataupun secara live. Ianya penting kerana ia memastikan jurucakap berkomunikasi secara efektif, iaitu bercakap dengan cara yang mudah difahami, menyampaikan mesej atau maklumat dengan jelas dan berupaya untuk menangani soalan yang sukar.

Adakah anda bersedia untuk menjalankan temubual secara atas talian? Berikut adalah beberapa tips mudah untuk meningkatkan keberkesanan temubual/perkongsian anda:

Topik  – Relevan, Semasa dan Newsworthy. Pastikan topik dan maklumat yang ingin dikongsikan relevan dengan keadaan semasa. Ini akan menjadikan maklumat anda mempunyai nilai berita atau newsworthy dan menarik pada mata pengamal media Sebagai contoh, perkara-perkara mengenai keselamatan dan kesihatan di tempat kerja. Sebelum ini, topik ini merupakan satu topik yang khusus untuk industri-industri tertentu. Namun, keadaan sekarang menjadikan perkara ini menjadi topik hangat bagi kesemua industri. 

Platform. Setelah menentukan topik yang anda ingin kongsikan, pilih platform yang sesuai dengan topik tersebut dan audiens sasaran anda. Terdapat beberapa platform yang biasa digunakan seperti Skype, Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex, Google Meet, GoToMeeting dan sebagainya. Aplikasi Zoom biasanya digunakan untuk webinar ataupun mesyuarat, namun aplikasi Skype sering menjadi pilihan stesen TV dan radio untuk menjalankan temubual secara jarak jauh. 

Kenali aplikasi yang digunakan. Pastikan anda tahu tatacara menggunakan aplikasi tersebut dan gunakan versi yang terkini. Sebelum menjalankan temubual, lakukan percubaan untuk memastikan aplikasi tersebut berfungsi dengan lancar dan anda juga selesa untuk bercakap di hadapan kamera. 

Uji kualiti aplikasi dan sambungan internet. Uji kualiti bunyi dan kamera pada komputer atau alat-alat peranti yang anda gunakan untuk sesi tersebut. Kualiti paparan dan bunyi yang tidak baik akan menyebabkan penonton berasa kurang senang dan sukar untuk menumpukan perhatian. Justeru itu, sambungan internet juga penting untuk memastikan kelancaran temubual tersebut. Anda boleh menggunakan sambungan kabel (ethernet) bagi memastikan sambungan yang lebih stabil dan berkualiti.

Sebelum temubual dijalankan, pastikan anda mempunyai perancangan kedua, atau backup plan. Contohnya, walaupun temubual tersebut akan dijalankan menerusi aplikasi seperti Skype atau Zoom misalnya, anda masih perlu bersedia dengan telefon di sisi. Jika talian internet terganggu atau terputus, temubual masih boleh diteruskan menerusi panggilan telefon. 

Persekitaran. Pilih tempat yang sesuai bagi mengelakkan gangguan semasa temubual dijalankan. Pastikan apa yang ditunjukkan di skrin tidak mengalih perhatian penonton. Ianya penting untuk memilih lokasi atau tempat yang terang, tidak terlalu gelap atau cerah. Sebagai alternatif, anda boleh memilih aplikasi yang mempunyai fungsi latar belakang maya seperti Zoom, Skype, Microsoft Teams, Cisco Webex dan sebagainya.

Penampilan. Walaupun anda mungkin melakukannya di rumah mahupun pejabat, berpakaian kemas dan bersesuaian dengan topik serta identiti media tersebut adalah penting. Sebagai contoh, jika anda ingin kongsikan mengenai topik-topik yang serius menerusi media bisnes, pastikan anda memakai pakaian rasmi. 

Bahasa tubuh dan ekspresi wajah turut perlu diambil kira semasa temubual. Hadkan pergerakan tangan semasa bercakap untuk mengelakkan daripada mengalih tumpuan penonton. Tetapi anda boleh menggunakan gerak isyarat untuk memberi penekanan atau menyokong perkara yang anda sedang bincangkan. Sebagai contoh, mengangkat tiga jari untuk menggambarkan tiga perkara utama.

Jika audiens anda adalah orang awam ataupun bukan penggiat industri, pastikan anda elakkan menggunakan istilah-istilah yang sukar untuk difahami. Selain itu, kesilapan biasa jurucakap adalah sering bercakap dan menumpukan pandangan kepada mikrofon ataupun telefon. Pastikan anda kekal duduk menegak dan memandang kepada kamera sepanjang temubual dijalankan. 

Kini, interaksi dengan pihak luar secara atas talian akan terus dijalankan walaupun selepas pandemik COVID-19 ini berkurangan kerana hampir kesemua industri masih menghadkan interaksi fizikal dan menjalankan kerja secara maya. 

Tips-tips ini bukan sahaja boleh digunapakai untuk sesi temubual, malah turut boleh diaplikasi semasa menjalankan webinar, pembentangan, mesyuarat dan sebagainya. Jadi, cubalah tips-tips ini untuk nilai prestasi anda dari masa ke semasa untuk meningkatkan kualiti komunikasi secara atas talian.